Cuando a mediados de los años 80 salieron a la luz los primeros teléfonos móviles, nadie imaginó que estos dispositivos, que en un principio servían exclusivamente para hacer llamadas, llegarían a tener gran cantidad de funcionalidades, lo que los convertiría en herramientas indispensables para la sociedad.
El nivel de penetración de los teléfonos inteligentes continúa incrementándose cada día. No solo se utilizan con fines de comunicación, también permiten realizar fácilmente diversas transacciones e incluso se han convertido en el principal medio de entretenimiento de las generaciones más jóvenes. Incluso los dispositivos de gama baja poseen capacidad suficiente para realizar múltiples funciones.
Por todo esto, los dispositivos móviles hoy pueden ser utilizados como una práctica herramienta para la recopilación de datos.
Ventajas de los teléfonos móviles para la recopilación de datos a gran escala
Evitar el uso de papel, así como la facilidad para almacenar y acceder a la información es razón suficiente para optar por registros electrónicos, por lo cual, desde hace tiempo muchas empresas capturan información de esta manera en sus oficinas. Pero, en el caso de los trabajadores de campo, tener la posibilidad de utilizar dispositivos portátiles que cualquier persona lleva consigo, como una tableta o teléfono celular, aportan múltiples ventajas.
Velocidad
La recopilación de datos de forma manual requiere de llevar los formularios a alguna central para su captura o almacenaje. A través de un teléfono móvil los datos se transmiten de manera instantánea y se actualizan en tiempo real, siempre y cuando exista una red disponible. Este proceso ahorra días o incluso semanas, en comparación con los métodos tradicionales.
Accesibilidad
Como ya lo mencionamos, la familiaridad que se tiene hoy con los dispositivos móviles y el hecho de que casi cualquier persona los lleva consigo, los convierten en una opción accesible y fácil de usar.
Precisión
Capturar información a través de formularios digitales evita errores como la pérdida de datos, el contenido duplicado u obsoleto. La información se actualiza en tiempo real y se almacena en la nube de manera segura, para acceder a ella en cualquier momento.
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Combinación de funcionalidades
Las aplicaciones para captura de datos a través de un dispositivo móvil aprovechan otras funciones de estos para complementar la información o como evidencia. Por ejemplo, capturas fotográficas, de audio o video.
Desafíos de la recopilación de datos a través de dispositivos móviles
Las ventajas de capturar información de manera digital con un dispositivo accesible para cualquiera son evidentes. Sin embargo, también trae consigo algunos retos a superar, por ejemplo:
El tipo de herramientas :
Cuando una empresa decide capturar información a través de dispositivos inteligentes, se enfrenta a una gran cantidad de opciones de software, ¿cómo saber cuál utilizar?
En primer lugar, es importante analizar necesidades particulares y el contexto en el cual se utilizará. Antes de decidirse por una solución en específico, es necesario tener una comprensión clara del «problema» que se debe resolver. Partiendo de objetivos bien definidos es más fácil comparar el alcance que cada opción en el mercado. Es importante recordar que las tecnologías que se elijan son solo medios para un fin, no un fin por sí mismos.
Capacitación
A pesar de que utilizar un dispositivo con el que todos están tan familiarizados, como lo es un teléfono móvil, facilita el uso de las aplicaciones de recopilación de datos, es importante corroborar que se trate de una opción intuitiva y que no requiera de entrenamientos complejos para poder operarse.
Integración con sistemas heredados
Se debe garantizar que el sistema de recopilación de datos móviles pueda absorber los sistemas de gestión de información existentes, ya que mantener sistemas incompatibles podría traer problemas a largo plazo. Por otra parte, introducir una nueva tecnología de recopilación de datos podría sacar a la luz ineficiencias y funcionar como catalizador para actualizar procesos heredados.
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